Nesutvarkyti dokumentai

Nesutvarkyti dokumentai – neproduktyvus darbas

Kažkuriuo įmonės veiklos metu pastebimas produktyvumo smukimas. Galbūt padaugėjo procesų, kuriuos sunku suderinti, galbūt padaugėjo darbuotojų, kurių darbo indėlį sudėtingiau apskaičiuoti. Su šiomis užduotimis padėtų susitvarkyti profesionalus dokumentų valdymas.

Laiko švaistymas

Kiekviena įmonė susiduria su nenumatytu laiko švaistymu. Laikas gali būti neapskaičiuotas tiesiog ieškant reikiamų dokumentų, nuolat iš naujo pildant prašymus ar stengiantis susekti visas reikiamas korekcijas. Tačiau atsiradus tokioms problemoms, viena aišku – įmonė negali atiduoti viso savo dėmesio pelno siekimui. Todėl po truputį gali atsirasti ir daugiau problemų:

  • sunkiau sekti dokumentus: gali pasimesti sutartys, jos gali būti neteisingai užpildytos;
  • nekontroliuojami procesai: nesekant dokumentų, sunkiau sukontroliuoti, kas įmonėje vyksta;
  • gali pakisti produktų ar paslaugų kokybė: neužtikrinus reikiamos dokumentacijos, gali būti nepasiekti standartai;
  • nepatenkinti klientai: suprastėjus produktų kokybei greitai gali pasipilti ir klientų skundai.

Vienas pirmųjų sprendimų

Natūralu, kad savo problemas kiekviena įmonė sprendžia skirtingai. Tačiau yra vienas sprendimas, kuris tikrai turėtų būti įgyvendintas siekiant produktyvumo – tai atitinkamas dokumentų valdymas. Tai nėra tiesiog naujas katalogavimo būdas, padėsiantis jums surasti reikiamą sutartį. Viskas vyksta kiek kitaip:

  • dokumentai skaitmenizuojami, kad juos būtų galima lengviau pasiekti;
  • sukuriama sistema, kuri būna pritaikyta prie įmonės poreikių.

Tokia sistema sukuria ir privalumus, kuriais gali naudotis ne tik patys darbuotojai, bet ir visa įmonė:

  • lengviau užpildyti dokumentus ir juos patvirtinti;
  • paprasčiau atsekti korekcijas;
  • lengviau kontroliuoti su dokumentacija susijusius procesus.

Gaunama nauda

Gali atrodyti, kad toks dokumentų sutvarkymas neturėtų labai keisti įmonės darbo, tačiau tai neteisingas įspūdis. Būtent sutvarkyti dokumentai sukuria galimybę gilintis į kitus, dažnai svarbesnius įmonių procesus nei reikiamo šablono paieška.

Įdiegus tokią sistemą, galima pradėti orientuotis ir į kitus, įmonėje vykstančius procesus. Didelė tikimybė, kad jūs galėsite surasti ne vieną sferą, kurioje taip pat patobulinsite laiko valdymą.

Tinkamai vykdomas dokumentų valdymas gali kiekvienai įmonei padėti kontroliuoti, kaip jos darbuotojai leidžia laiką. Pasirinkus tinkamą sistemą, visi vadovai galės būti tikri, kad laikas yra praleidžiamas produktyviai, užuot ieškojus reikiamos dokumentų versijos.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *