Kiekvienoje įstaigoje nuolat kaupiasi galybė įvairiausios informacijos – nuo bendrų darbuotojų ir klientų kontaktinių duomenų iki esminių organizacijos dokumentų, sutarčių, sąskaitų ar planų. Pamažu vis daugiau įstaigų pereina prie elektroninio dokumentų ir duomenų valdymo, atsisakydama popierinių dokumentų. Visgi labai svarbu kalbėti apie tai, kokias naudas pasirinktos duomenų valdymo sistemos gali atnešti įmonei bei kodėl vertėtų apsvarstyti informacijos valdymo sistemos įdiegimą.

Pagrindinės sistemos suteikiamos naudos:

  • Struktūruojama vidinė organizacijos tvarka – išvengiama betvarkės, o efektyvi vidinė komunikacija tarp įmonės darbuotojų motyvuoja siekti aukštesnių tikslų.
  • Optimizuojami esminiai ir nuolat besikartojantys procesai – didinamas produktyvumas, keliama darbuotojų motyvacija, auga pelno našumas.
  • Įvedama bendra kontaktinių duomenų bazė – ji leidžia nepaklysti tarp klientų ir darbuotojų asmeninių duomenų
  • Pakeliama veiklos kokybė ir pozicijos rinkoje – kadangi auga produktyvumo lygis, optimizuojami esminiai procesai, analogiškai gerinama ir įmonės veiklos kokybė, o tai leidžia įsitvirtinti rinkoje.

Naudingiausia – didelėms organizacijoms

Informacijos valdymas ypač svarbus yra didelio mąsto įmonėms, kurios turi daugiau nei keliasdešimt darbuotojų. Tokiais atvejais didelis ir sunkiai suvaldomas informacijos kiekis trikdo visos įmonės darbą. Duomenų valdymo sistemos pagalba sukuriamos tam tikros duomenų bazės, kuriose struktūruotai talpinami darbuotojų kontaktiniai duomenys, klientų duomenys ir bendra įmonės informacija. Tampa gerokai lengviau rasti konkrečius reikalingus kontaktus, juos atnaujinti ar redaguoti.

Taip duomenų valdymas susijęs su vidine įmonės komunikacijos sistema, kitaip dar vadinama intranetu. Papildoma socialinė aplinka, skatinanti komandinį darbą, socializavimą tarpusavyje ir bendradarbiavimą. Tai naudinga dideliu darbuotojų skaičiumi pasižyminčioms įmonėms. Intraneto pagalba lengva viešinti ir dalintis informacija, skelbti vidines naujienas, siųsti naujienlaiškius ar planuoti darbus ir valdyti visą personalą. Šio tipo sistemų pagalba lengva įtraukti į kolektyvą naujus darbuotojus.

Virtualios duomenų valdymo sistemos leidžia greitai ir efektyviai dalintis informacija, ją rasti ar atnaujinti. Čia gali būti kaupiami bendri duomenys apie įmonės veiklą, archyvuojami dokumentai. Visa esminė informacija vienoje sistemoje leidžia veiklą vykdyti ne tik objektyviau, bet ir skaidriau.

Kategorijos: Kita