Ar esate patyrę nerimo jausmą, kai nerandate vieno ar kito svarbaus dokumento, kai jo būtinai reikia? Dokumentų valdymas ne retam sukelia galvos skausmą. Kaip tvarkant dokumentus nepasiklysti popieriaus krūvose? Kaip neprarasti ir nesugadinti dokumentų? Kaip apsaugoti juos nuo neteisėto naudojimo? Apie tai šiandien ir pakalbėsime.

Neretai tvarkant dokumentus iškyla įvairių problemų: dokumentas gali būti pažeistas ar pasimesti, netgi patekti į netinkamas rankas, todėl reikėtų juos akylai saugoti. Vienas geriausių būdų tai padaryti – pasitelkti dokumentų valdymo sistemas, palengvinančias jų saugojimą ir archyvavimą. Jas rinktis derėtų pagal įstaigos prioritetus. Pagrindiniai dokumentų valdymo organizavimo tikslai įmonėse:

  • Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.
  • Užtikrinti greitą priėjimą prie visų turimų dokumentų.
  • Saugoti dokumentus reikiamą laiką ir užtikrinti, įstaigos veiklos įrodymus bei su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teises.

Dokumentų valdymas taps efektyvesniu įstaigoje įdiegus dokumentų valdymo sistemą, kuri padės Jums jais dalytis su kitais kolegomis, stebėti jų būseną bei nesunkiai rasti juos ne tik pagal pavadinimą, bet ir pagal dokumento turinį. Pravartu ir tai, kad dokumentus pasiekti galės tik asmenys, kuriems suteiktos teisės juos pasiekti. Tam tikri asmenys galės tik peržiūrėti dokumentus, tuo metu kiti – juos redaguoti ir koreguoti, kiti – jų nepasieks iš viso. Dokumentų valdymo sistemos itin palengvina įmonės dokumentų apskaitą bei archyvavimą. Visi dokumentai būtų saugomi internetinėje saugykloje. Tereikia išsirinkti tinkamiausią sistemą atsižvelgiant į įstaigos poreikius, dokumentų kiekį ir Jūsų dokumentų valdymas bus atliekamas lengvesniu būdu.

Visgi, jei nemanote, kad Jums reikalinga dokumentų valdymo sistema, dokumentus valdyti galite ir tradiciniu būdu – juos segti į aplankus, saugoti kompiuteriuose. Šiuo atveju Jums prireiks gerų organizacinių sugebėjimų: turėsite išskirstyti dokumentus pagal jų svarbą, saugojimo trukmę, pasirūpinti, kad visi dokumentai būtų nesunkiai prieinami ir visada būtų savo vietoje.

Nors ir tradicinis dokumentų valdymas nėra pats blogiausias pasirinkimas, Jūsų dokumentai saugesni bus juos tvarkant naudojantis dokumentų valdymo sistema, o ir įstaigos darbuotojai galės kiek atsipūsti, kai jų darbas su dokumentais bus labiau optimizuotas ir brangų laiką investuoti į svarbesnius darbus, o ne tam tikro popierinio dokumento paieškas archyvuose ar dokumentų perrašymą iš naujo juos pametus.

Kategorijos: Kita