Kai kalba pasisuka apie viso įmonės darbo optimizavimą, dėl dažniausiai pasitaikančių klaidų ir nesusipratimų dažniausiai kalti būna dokumentai. Jie dažnai pasimeta, jų tvirtinimas nusikelia, dieną, dvi, o kartais ir savaitę. Redagavimas ir jo istorija apskritai tampa kažkokia mistika ir neišsprendžiama mįsle. Jei visos šios situacijos Jums pažįstamos, tikėtina, jog Jums reikalingas atitinkamas sprendimas dokumentų valdymui. Šiuo atveju mūsų siūlymas – DVS sistema. Pateikiame 3 priežastis, kodėl turėtumėte apsvarstyti jos įdiegimą.

Kodėl man to reikia?

1. Biure sandėliukas jau sausakimšas, o dokumentų archyvavimui vietos kaskart reikia vis daugiau.

Gal užteks kaupti popierių ir taip kenkti gamtai? Popierinių dokumentų valdymas yra daug sudėtingesnis, užimantis gerokai daugiau laiko ir galų gale – vietos. Galima tik įsivaizduotų, kaip būtų paprasta atlaisvinti šiek tiek vietos ir taip praplėsti įmonės veiklą, sukurti daugiau darbo vietos be poreikio kraustytis kitur, jei viena erdvė nebūtų užimta šūsnimis popieriaus.

2. Kasdien pastebite, kad pernelyg daug laiko išnaudojate dokumentų rengimui ir tvirtinimui, todėl negalite optimizuoti bendro komandos darbo.

Iš tiesų, šiandien popierinių dokumentų rengimas, redagavimas ir visi kiti susiję reikalai dažnai neleidžia pasitelkti naujų metodų ir taip apžaisti optimizuojant visą komandos darbą. DVS sistema, kurią diegia „Sekasoft“ profesionali technologinių sprendimų įmonėms komanda, šiuo atveju leistų ne tik stebėti ir kompiuterizuoti visą dokumentų rengimą, bet ir atkurti kai kuriuos dokumentus, taip užtikrinant veiklos skaidrumą, viso darbo efektyvumą ir progresą.

3. Norite pagerinti darbo efektyvumą ir pakelti darbuotojų motyvaciją, tačiau iškomunikuoti visą informaciją didžiuliai auditorijai kasdien atrodo tiesiog neįmanoma.

Kartais užtenka pakeisti vieną esminį trukdį, kad visas darbas eitųsi paprasčiau ir lengviau. Lygiai taip pat ir su komunikacija. Informuoti kelis šimtus darbuotojų apie vieną ar kitą dokumentų pokytį gali būti sudėtinga, kai viskas veikia tik popieriniu formatu. Naudojantis dokumentų valdymo sistema, apie dokumentų pokyčius galima nesunkiai pranešti ir visiems, ir tik susijusiais darbuotojų daliai, papildomai pasirenkant nustatymus. Taip daug paprasčiau ir užtikrinamas dokumentų konfidencialumas.

Valdykite dokumentus paprastai ir efektyviai – taupykite savo ir visos komandos laiką. DVS sistema – tai galimybė optimizuoti komandos darbą ir pagerinti visos veiklos rezultatus.

Kategorijos: Kita